ERP: qué es y cómo seleccionarlo

Una guía definitiva para seleccionar el software ERP más adecuado para tí

¿Qué es un ERP?

La mayoría de los empresarios han escuchado muchas veces el término ERP y sin embargo poco se sabe lo que este tipo de software puede hacer por sus empresas y negocios.
Aquí te explicaremos en profundidad qué es un ERP, cómo funciona, para quién es y cómo puede ayudarte; cómo seleccionar la solución más adecuada para tus necesidades y mucho más.

¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que integra los datos de tu empresa y automatiza los procesos de negocio en una única plataforma digital.
Con ello se consigue una mayor eficiencia en la gestión de tu compañía y se eliminan las ineficiencias provocadas por las múltiples tareas manuales, procesos realizados en sistemas desconectados y planillas de Excel. Es decir, todo lo que ocasiona una gestión difícil de controlar, medir y suma grandes costos ocultos que repercuten negativamente en los resultados de la empresa.

¿Por qué es importante el ERP para las empresas?

Un sistema ERP permite gestionar en detalle las diferentes áreas de la empresa pero además muestra una visión general de 360 grados que facilita conocer la situación exacta de la compañía permitiendo tomar las mejores decisiones.

Una sola fuente de datos
El software ERP unifica todas las vistas de la operación y las finanzas en tiempo real, brindando información de referencia a simple vista con el fin de que todos trabajen con los mismos datos de una vez y para siempre.

Brinda claridad para la toma de decisiones
Un ERP brinda esta claridad posicionándose en un nivel superior y la coloca en las manos correctas: los tomadores de decisiones.

Gran cantidad de informes
Como una fuente centralizada de datos, un sistema ERP, gracias a su relacionamiento de datos, también proporciona una gran cantidad de reportes y análisis que pueden marcar la diferencia para el negocio, logrando ver vinculaciones que analizando de manera independiente se hace más difícil de visualizar.
Convertir una gran cantidad de datos en información útil apoyado con gráficos, tableros e indicadores que ilustran claramente las tendencias y ayudan a modelar los posibles resultados, es una capacidad del sistema que los decisores valoran mucho.

Toda tu empresa en una sola plataforma.
Los ERP reutilizan los datos ya ingresados, eliminan el doble ingreso de datos y evitan errores de digitación.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Digamos que el corazón del ERP es una única y poderosa base de datos. De ésta manera es posible compartir todo tipo de información ingresada por todos los usuarios de forma instantánea y a toda la empresa.

Base de Datos

Esta estructura centralizada evita tener que ingresar varias veces los mismos datos, reutilizando siempre los datos ingresados.

La base de datos relacional utilizada mantiene una total integridad de los datos contenidos, y permite realizar una completa trazabilidad de cada modificación de la información ingresada. 

Auditoría detallada

Podemos conocer quién ingresó por primera vez un documento, quién y en qué fecha lo modificó y quién lo anuló.

El sistema tiene diferentes capas que permiten gestionar sus funcionalidades de forma desagregada, según lo que se requiera.

  • Capa de lógica de negocios: Es el corazón del sistema, la estructura más profunda y común en todas las implementaciones.
  • Capa de funcionalidad del negocio: Contiene las funcionalidades especiales de cada vertical de negocios.
  • Capa del país: Contiene las particularidades especiales del sistema a causa de los requerimientos del país donde se implemente el ERP.
  • Capa de la empresa: Contiene las particularidades exclusivas de la empresa donde se está implementando el ERP.
  • Interfase de usuario – UI Layer: Contiene la interfaz de visualización del sistema

¿Qué son los módulos del ERP y por qué existen?

“ERP”, por las siglas en inglés Enterprise Resource Planning,  son los sistemas de información que integran, manejan y planifican muchos de los negocios asociados con las operaciones y administración de las empresas.

Si bien ERP es una categoría de software, por aspectos comerciales los proveedores de software lo han separado en varios subsistemas que llamaron módulos, cada uno de los cuales aborda una funcionalidad específica de la empresa y todos ellos extraen sus datos de una base de datos centralizada.

En resumen, los llamados módulos no son otra cosa que las funcionalidades. Por ello existen módulos de compras, ventas, contabilidad, manufactura, por nombrar sólo algunos. Si bien para las empresas es posible adquirir de manera independiente los diferentes módulos que necesita para su operación, la verdadera ventaja de los sistemas ERP es poder utilizar todos los módulos que necesite por su actividad y así trabajar de forma integrada y transparente. 

El concepto de “módulo” es contrario a la filosofía de ERP integral y la empresa puede entorpecer su operación eficiente si por causas financieras no contrata algún módulo que verdaderamente necesita.

Una plataforma unificada, por otro lado, ofrece integraciones nativas entre módulos y una interfaz de usuario común cuando los usuarios se mueven entre las ventanas, facilitando así la utilización del ERP. La información fluye fácilmente entre los módulos para dar a los responsables de la toma de decisiones una visión completa de la empresa.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Describe las capas del software Solop

“ERP”, por las siglas en inglés Enterprise Resource Planning,  son los sistemas de información que integran, manejan y planifican muchos de los negocios asociados con las operaciones y administración de las empresas.

Si bien ERP es una categoría de software, por aspectos comerciales los proveedores de software lo han separado en varios subsistemas que llamaron módulos, cada uno de los cuales aborda una funcionalidad específica de la empresa y todos ellos extraen sus datos de una base de datos centralizada.

En resumen, los llamados módulos no son otra cosa que las funcionalidades. Por ello existen módulos de compras, ventas, contabilidad, manufactura, por nombrar sólo algunos.

Si bien para las empresas es posible adquirir de manera independiente los diferentes módulos que necesita para su operación, la verdadera ventaja de los sistemas ERP es poder utilizar todos los módulos que necesite por su actividad y así trabajar de forma integrada y transparente. 

El concepto de “módulo” es contrario a la filosofía de ERP integral y la empresa puede entorpecer su operación eficiente si por causas financieras no contrata algún módulo que verdaderamente necesita.

Una plataforma unificada, por otro lado, ofrece integraciones nativas entre módulos y una interfaz de usuario común a medida que los usuarios se mueven entre ellos, facilitando así la utilización del ERP. La información fluye fácilmente entre los módulos para dar a los responsables de la toma de decisiones una visión completa de la empresa.

Recomendación

Ten en cuenta el momento actual de tu empresa y adónde quieres llegar en un mediano plazo. Muchas soluciones son demasiado simples y no resolverán los problemas que tendrás en unos pocos años.
Selecciona un software que crezca contigo.

Contabilidad como herramienta de gestión

La contabilidad es necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales. Ahora bien, ¿es posible también utilizar la contabilidad para algo más que solo liquidar impuestos? La respuesta es sí.

Aplicando una correcta definición contable y utilizando un sistema que lo permita, estos datos se convierten en  información valiosa para el análisis y la toma de mejores decisiones.

Sistemas que logren contabilizar directo desde la operativa y tengan la capacidad de generar asientos contables según las buenas prácticas de “contabilidad de gestión”, otorgan un valor adicional pues generarán información confiable que ayudará a los gerentes y directores para la toma de decisiones estratégicas, planificación de inversiones y control de costos, lo que redundará en una mejor rentabilidad.

Módulos ERP (o funcionalidades)

Estos son los módulos o funcionalidades más comunes en los ERP:

 

  1. Finanzas
  2. Compras y Abastecimiento
  3. Manufactura
  4. Inventario
  5. Almacenes
  6. Ventas
  7. CRM Gestión de clientes
  8. Cadena de Suministros
  9. Proyectos
  10. Recursos Humanos
  11. eCommerce
  12. Contabilidad

Finanzas

Es la base de casi todos los sistemas ERP y está íntimamente vinculado con la contabilidad, las transacciones financieras de caja y bancos y las cuentas corrientes por cobrar y pagar.

Abastecimiento

Gestiona todo el suministro de la empresa, tanto sea de productos terminados, servicios o materias primas. Comienza con la necesidad que tiene la empresa y avanza con las cotizaciones y órdenes de compra.

Manufactura

Las manufacturas pueden ser complicadas y con ésta funcionalidad podrás ordenar, controlar y planificar la producción: la lista de materiales, etapas productivas y la gestión de costos.

Inventario

Todas las empresas basadas en productos requieren de esta funcionalidad para gestionar sus niveles de stock disponible, en tránsito y almacenes.

Ventas

Ayuda a gestionar el proceso comercial desde el pedido de los clientes hasta su facturación. La gestión de órdenes de venta, gestión de pendientes, devoluciones de clientes, listas de precios con bonificaciones y descuentos.

CRM Gestión de clientes

Esta funcionalidad realiza el seguimiento de los clientes potenciales, posibles presupuestos de venta, hasta que se convierten en clientes de la empresa.

Cadena de Suministros

La gestión del abastecimiento de la empresa permite la compra al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada y segura posible.

Proyectos

Son muchas las empresas de servicios que necesitan la funcionalidad de proyectos para gestionar y controlar sus actividades. Podrán planificar, gestionar sus recursos y realizar el seguimiento, facturando los servicios de manera rápida y segura.

Recursos Humanos

Mantiene los registros de sus empleados, sus novedades y todo lo necesario para realizar las liquidaciones de nómina.

eCommerce

Permite a los comercios minoristas gestionar conjuntamente su tienda electrónica con su backoffice. Esto es sumamente importante cuando se utilizan múltiples vías de venta pues permite controlar el inventario en linea y ordenado.

Contabilidad

La funcionalidad contable es transversal en el ERP, pues todos sus módulos impactan sus registros contables.

 

Beneficios que te traerá un sistema ERP

Contar con un ERP en tu empresa te brindará muchas ventajas de implementar un ERP. Aquí  enumeramos algunas de ellas:

Sistema integrado

Los sistemas ERP operan en tiempo real. No tienen interfaces internas ni procesos en lote. Esto significa que en el momento que un área realiza una acción, todos en la organización podrán verla. Esta forma de trabajo le permite trabajar con más velocidad, seguridad y transparencia.

Unicidad de base de datos

Todas las funcionalidades estarán soportadas por una única base datos relacional evitando así cualquier error en su manipulación, carga o actualización.

Única apariencia del sistema

Todas las funcionalidades del sistema tienen la misma forma de operar y la manera de presentar los datos, dando al usuario una sensación de comodidad y rapidez de lectura. Uno siempre sabe dónde debe mirar para ver lo que necesita.

Buenas prácticas

La mayoría de los sistemas ERP incorporan las buenas prácticas administrativas. Esto significa que el software tiene incorporado la interpretación del proveedor de software de lo que deben ser las buenas prácticas administrativas en su sector. Las empresas muchas veces utilizan el momento del cambio de su sistema ERP para adoptar buenas prácticas en algunos de sus procesos que aún no las cumplen o pueden mejorarse.

Dentro de las buenas prácticas se incluye por ejemplo la oposición de intereses al momento de aprobar documentos o no permitir el borrado de información delicada exigiendo siempre que se anule o se inactive.

Estandarización

La estandarización de los procesos en la empresa permite que la organización defina un solo modo correcto de realizar las tareas, limitando la posibilidad de que cada empleado realice las tareas a su manera. Este punto es vital para garantizar la permanencia de los procesos en las organizaciones, reduciendo así la dependencia de ciertos empleados para el éxito de la organización.

Auditoría en toda acción

El sistema guarda siempre en todo documento la historia de cada una de sus acciones. Quién y a qué hora se creó un registro así como también todo aquel que haya modificado o accionado sobre el mismo. Los auditores estarán felices gracias a que contarán siempre con toda la información de cada una de las acciones realizadas en el sistema. Esto también brinda tranquilidad a los usuarios, sabiendo que cada uno de los cambios siempre tendrá su auditoría de manera que se sabrá cada cambio por qué razón ,por quién y cuándo se modificó.

Documentos relacionados

Si un documento está relacionado con otro anterior, o si de él depende otro; todo está entrelazado y es auditable. Gracias a el relacionamiento entre documentos, uno puede fácilmente ir navegando repitiendo cada uno de los flujos para analizar o controlar lo que se desee de manera ágil.

Pronósticos

Basados en la información que reside en el sistema, es muy sencillo el cálculo de pronósticos que permitan la optimización de los inventarios y recursos financieros, permitiendo adelantarse a lo que va a suceder.

Adiós sincronizaciones

No es necesario volcar información desde otros sistemas al sistema ERP, pues al tener una base de datos única, todo siempre está sincronizado 

Transparencia

El sistema debe otorgar una versión única de la realidad, pues basado en la unicidad de ingreso de datos, existirá una sola realidad. Como todos sabemos, la información es poder, pero el poder no lo ostentará ninguna persona individual. Se acabarán las islas de información (y de poder).

Seguridad

De datos y sistemas, con un sistema ERP no se debe cuidar múltiples plataformas.

Información

Al eliminar la duplicación de entradas de documentos

Web

El sistema deberá estar diseñado para trabajar en entornos WEB y en una red local. Su entorno WEB permite que se pueda acceder al mismo desde cualquier parte vía Internet y desde cualquier dispositivo. Cualquier información que necesite en cualquier momento la podrá saber desde su laptop, tablet o celular gracias a que su sistema es accesible web.

Incluso puede incorporar como usuarios a proveedores o clientes para que vean directamente la información que les permitas y ahorrar así tiempo de tus usuarios.

Adjuntos

Cada documento tendrá la opción de poder adjuntarle la información extra que uno desee, permitiendo de esta manera que su ERP también sirva también de gestión documental. Evita que los documentos estén sólo en los equipos de los usuarios y permite que la información fluya ágilmente a lo largo de toda la organización, teniendo siempre un respaldo seguro de la misma.

Visibilidad

Al disponer de todos los flujos de trabajo en un mismo lugar, todo el equipo tiene acceso a la información que le corresponde por su tarea y responsabilidad.

Esta visibilidad 360 grados es muy importante para todos los miembros que tengan responsabilidades de supervisión, pues nadie tendrá que solicitar información, ya que toda la información estará al alcance de tus dedos.

Reportes, paneles, indicadores

El ERP tiene el poder de transformar los datos en información fácilmente analizable y comprensible. La potente base de datos otorga una gran riqueza de información que puede ser ordenada, analizada y presentada de tal forma que los decisores puedan hacer su trabajo de forma fácil y segura. Los siempre actualizados reportes, paneles, gráficas e indicadores de gestión personalizados según el rol, brindan una visibilidad muy valiosa para todos.

Control 

Al gestionar todos los flujos de la empresa, los ERP disponen de toda la información necesaria para realizar los controles de integridad.

Ahorro de costos

Los sistemas ERP generan ahorros a las compañías de varias formas, por ejemplo:

  • control de las transacciones
    • control de precios de compra y facturación
  • automatización de procesos manuales
  • unicidad de ingreso de datos

Seguridad de los datos

Ante el aumento de los ataques cibernéticos cada día es más importante la seguridad de los datos de las empresas. Todos los datos que contienen los ERP son críticos y confidenciales para las organizaciones, por lo que es imprescindible que los proveedores tomen las medidas necesarias para su correcta protección. 

El software en la nube administrado por el proveedor de ERP utiliza protocolos de seguridad profesionales y a la vanguardia de la ciberseguridad y está normalmente mejor protegido que los ERP que están hosteados en la casa de la empresa.

Escalabilidad

El sistema ERP adecuado será lo suficientemente escalable y flexible para satisfacer las necesidades actuales y futuras de su empresa. Los sistemas en la nube, en particular, están construídos para crecer en volumen y complejidad de procesos junto a las compañías.

Colaboración

Las empresas modernas son las que más trabajan de forma colaborativa. Las soluciones ERP facilitan esa forma de trabajo de múltiples maneras, derribando los muros que existían entre las áreas o departamentos. Esto lleva indefectiblemente a un aumento de la productividad reduciendo los tiempos de todas las tareas.

Personalización

Muchas veces necesitarás personalizar la solución a causa de casos exclusivos de tu empresa que son totalmente necesarios para tu manera de gestionar y brindan un diferencial de valor agregado.

Recomendación

Ten en cuenta el momento actual de tu empresa y adónde quieres llegar en un mediano plazo. Muchas soluciones son demasiado simples y no resolverán los problemas que tendrás en unos pocos años. Selecciona un software que crezca contigo.

Desventajas de los sistemas ERP

Un sistema ERP, también puede presentar ciertas desventajas:

Costo del sistema

Antiguamente los costos de adquisición de licencias, implementación y mantenimiento eran sólo accesibles para las grandes empresas. Felizmente esto hoy ha cambiado totalmente democratizando el uso de estos sistemas. Si bien los ERP requieren de una inversión de tiempo y dinero, la tecnología SaaS ha permitido que los sistemas ERP estén al alcance de prácticamente todas las empresas que lo requieran.

Necesidad de capacitación

Los sistemas ERP son extensos y requieren una curva de aprendizaje. Una vez que se logra comprender su lógica de trabajo los sistemas trabajan siempre de una forma similar, aunque requieren cierto nivel de capacitación por parte de los usuarios. Es habitual que en un principio exista cierto nivel de resistencia a lo desconocido,  pero esta irá decreciendo conforme se comprenda y valore cuánto ayudaría esta tecnología a la empresa.

Los sistemas en la nube están realizando grandes esfuerzos para ser más intuitivos, y esto reduce, pero no elimina, la necesidad de capacitación.

Complejidad

Por su misma definición, los sistemas ERP son sistemas que abarcan muchas funcionalidades de diferentes áreas, algunas operativas y otras administrativas o financieras. Esto hace que contengan innumerables opciones, escenarios y situaciones. Los nuevos ERP permiten que los usuarios vean únicamente lo que necesitan, disminuyendo en gran medida la verdadera complejidad de la herramienta.

Una capacitación completa es importante para comprender la utilización del sistema, entender las razones por lo que se realiza de determinada manera y reducir la preocupación por su complejidad.

Mantenimiento

Los sistemas instalados normalmente necesitaban un esfuerzo muy grande de mantenimiento, tanto es así que la forma de cobrarlo era sobre la base de un porcentaje sobre la instalación total.  En los sistemas en la nube esto cambió radicalmente, pues es el proveedor quien se encarga de realizarlo y es éste el que realiza todos los esfuerzos para que sus clientes estén en la última versión disponible.

Mejores prácticas en un ERP

Ya conoces cuales son las ventajas y desventajas de implementar un sistema ERP en tu empresa, pero ¿por qué un sistema ERP ayudará a tu empresa a profesionalizarse y gestionarse mejor? La respuesta está en las mejores prácticas de gestión administrativa y operativa que éstos sistemas tienen incorporadas y que le facilitan a las empresas su adopción. Aquí nombraremos algunas de ellas.

Estandarización de procesos

Durante el crecimiento de las empresas normalmente el personal de su equipo, mediante sus experiencias previas, va creando procesos buscando facilitar el trabajo y el crecimiento; sin embargo, muchas veces se crean procesos repetitivos, ineficientes o desordenados. Un sistema ERP estandariza estos procesos, otorgando una forma única de realizar las tareas.

Facilidad de adopción de las mejores prácticas

La mayoría de los ERP tienen incorporadas las mejores prácticas internacionales de gestión, por lo que no será necesario que éstas prácticas sean diseñadas por la propia empresa. La empresa sólo deberá evaluar la conveniencia y necesidad de la implantación de ellas, según su situación, tamaño y gobernanza. 

Integración de los procesos de negocio

Tendrán la capacidad de unificar un conjunto diverso de procesos que diariamente se utilizan en las empresas, debe conectar los flujos de trabajo que desempeñan un papel crucial en el éxito de la empresa, aumentando la productividad y la visibilidad,

Automatización

Otra característica básica del software ERP es la capacidad de automatizar tareas repetitivas como nómina, facturación, procesamiento de pedidos e informes. Esto reduce la entrada de datos manual y, a veces, duplicada, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores. 

Cómo determinar si necesitas un ERP

Si bien por las siglas de su nombre el ERP es el sistema creado para gestionar empresas, tú deberás analizar qué tipo de ERP necesitas estudiando profundamente tus necesidades.Debes analizar los procesos que utilizas actualmente para identificar las áreas en las que el software puede ser de ayuda. Usa los siguientes consejos para identificar tus debilidades y requerimientos actuales:

Define los problemas que quieres que el software te ayude a resolver.

Enumera tus necesidades actuales y futuras, analizando qué prioridad tiene cada una, luego define cuales son esenciales y cuáles son deseables.

Este procedimiento te permitirá identificar los principales problemas y alinearlos con los requerimientos del sistema que vayas definiendo.

Algunos ejemplos que indican que necesitas un ERP:

  • ¿Sientes que la empresa maneja datos inexactos o no confiables?
  • ¿Tus sistemas no pueden generar los informes que necesitas para tomar decisiones y tienes que generarlos en planillas auxiliares?
  • ¿Tienes errores de facturación o quiebres de stock frecuentes?
  • ¿Tienes planillas compartidas con tu equipo que se vuelven inseguras controlarlas?
  • ¿Dependes en exceso del correo electrónico para comunicarte con tu equipo y con tus clientes?
  • ¿Te falta integración entre los sistemas utilizados?
  • ¿Ingresas los mismos datos más de una vez a tus sistemas  de software?
  • ¿Sientes que realizas manualmente muchos procesos que podrían automatizarse?

 

Recomendación

Es importante buscar un equilibrio correcto entre lo simple y lineal o lo complejo y variable.
Si tu empresaes de tamaño pequeño, una solución sencilla sin automatismos será suficiente. En cambio si tu empresa está creciendo, irá requiriendo automatizar más funcionalidades e implementar flujos de trabajo un poco más complejos, y ahí necesitarás una solución robusta.

Define qué tipo de software necesitas

Cuando se trata de gestionar una empresa no todas las soluciones son iguales. Por lo general, las empresas se basan principalmente en uno o más métodos que van evolucionando a medida que las empresas van evolucionando. Los métodos más utilizados ordenados según el tamaño de las empresas son:

 

Papeles y Excel

Todas las empresas comienzan de esta manera gracias a la genial herramienta que son las planillas Excel, confiando en procesos manuales y compartiendo las planillas con personas del equipo.

Este método no solo es difícil que acompañe el crecimiento, sino que tiene escasa interacción entre el personal y normalmente cada persona aplica su criterio para crearlas y mantenerlas.

Varios sistemas separados

La normal evolución de las planillas cuando la empresa va creciendo es incorporar un sistema de facturación y contabilidad, y al sentir que eso no alcanza ir agregando sistemas para complementarlo.

Datos dispersos en soluciones de software individuales y separadas: una para la operativa, otra para facturación y contabilidad, otra para liquidar la nómina, y van agregando sistemas a medida que se van necesitando y su sistema no lo resuelve. O también, es probable que tengan costosas integraciones entre algunos sistemas y la administración.

Este método tiene como ventaja que comienza desde pequeño y se va complementando, pero además de ser muy costoso no garantiza la unicidad de los datos ni permite tener una visión de 360 grados de tu empresa.

Una plataforma

Una plataforma es un sistema unificado que concentra en un único lugar todas las soluciones e información de la organización. Cada una de las partes interesadas tendrán una única versión de la verdad, garantizando que la información sea precisa, actualizada e ingresada eficientemente.

Los centros educativos están más conectados pues trabajan de forma colaborativa, tienen más control y reducen el riesgo de errores. 

Lo académico, finanzas y contabilidad se basan en una única fuente de datos, minimizando los errores y protegiendo la rentabilidad.

Todo el conocimiento de la organización está en un único sistema y no en diferentes personas, garantizando así seguridad y mantenimiento a lo largo del tiempo.

Modelos de implementación de un sistema ERP

Existen mayoritariamente 2 modelos de despliegue de sistemas ERP que abordan necesidades de diferentes tipos de empresas y es importante comprender las características de cada una para que puedas identificar la mejor opción para tu negocio.

Aquí te describimos las diferencias en relación a las principales características.

ERP local

Con un sistema local, la empresa ejecuta el software en los sus servidores propios y es responsable de la seguridad, el mantenimiento, las actualizaciones y otras correcciones. El mantenimiento generalmente requiere personal idóneo que puede ser propio o contratado. Durante muchos años el ERP local fue la única opción que tenían las empresas, pero con la nube la popularidad de este modelo de implementación ha disminuido rápidamente.

ERP en la nube

La implementación de un sistema ERP en la nube permite a las empresas pagar una tarifa única por el uso y mantenimiento de los sistemas, tercerizando la totalidad de los servicios. Las soluciones SaaS ERP son una versión popular de una verdadera solución en la nube, ya que el proveedor maneja todo en el back-end, incluidos los parches y las actualizaciones. 

S E R V I D O R  L O C A L       S I S T E M A  E N  L A  N U B E

Ubicación:

El software y las licencias se instalan en un
servidor local.

Ubicación:

Software está alojado en servidor central, utilizando sólo lo que se necesite con la seguridad de empresas especializadas en la nube.

Adquisición:

Hardware debe ser comprado lo que implica
costos elevados.

Adquisición:

No se realiza compra, se terceriza el costo del hardware. Gracias a la nube sólo abonas una mensualidad por lo que utilizas.

Mantenimiento:

Instalación y mantenimiento del sistema es
costoso para la organización.

Mantenimiento:

A cargo del proveedor, no hay costos de instalación
ni de mantenimiento del hardware.

Actualización:

Actualizaciones costosas.

Actualización:

Actualizaciones incluídas, bajos costos de
implementación.

Almacenamiento:

Almacenamiento limitado según el servidor
adquirido. El aumento de espacio en servidores
locales implica comprar nuevo
hardware.

Almacenamiento:

Con la gran velocidad de cambios
informáticos las actualizaciones frecuentes
son vitales. El software como servicio incluye
sin costo actualizaciones frecuentes.

Seguridad:

Seguridad depende de lo realizado localmente
por personal interno o tercerizado.
Un error puede dejar vulnerable a todas las
computadoras o servidores de su red.

Seguridad:

Es responsabilidad del proveedor del software,
normalmente al estar especializado
en la nube su seguridad será de buen nivel.
Sin costos extras.

Respaldos:

Respaldos realizados por personal interno. Se debe aplicar políticas de respaldar información que habitualmente son manuales.

Respaldos:

Es responsabilidad del proveedor. Normalmente contará con procesos automatizados con seguridad en varios niveles.

Almacenamiento limitado

Por lo general, los servidores locales tienen capacidades limitadas y no es sencillo incrementarla.

Almacenamiento limitado

El software y las licencias se instalan en un
servidor local.

Personalización del software

Muchas veces necesitarás personalizar la solución a causa de casos exclusivos de tu empresa que son totalmente necesarios para tu manera de gestionar y brindan un diferencial de valor agregado a tu negocio. Si detectas esto, averigua bien las posibilidades de cada proveedor de permitir esta personalización así como su costo. Tener en cuenta que un buen proveedor siempre te ayudará a analizar si la misma cumple con las buenas prácticas de gestión y te ofrecerá las mejores alternativas para implementarlas.

Asegúrate que las personalizaciones que realices sean realizadas de tal manera que perduren en las nuevas actualizaciones, pues de otra manera las perderás y tendrás que re hacerlas.

 

Recomendación

Te sugerimos seleccionar sistemas abiertos que sean fácilmente extensibles con las características personales de tu empresa. Evita los sistemas cerrados de difícil o costosas personalizaciones.

Un sistema de gestión debe acompañar a la empresa en cada una de sus áreas, permitiendo que se pueda realizar todo lo que se realiza hoy en día, pero también nuevas formas de hacer las cosas, que posiblemente harán más eficiente los procesos. Por esta razón es muy importante comprender cada una de las funcionalidades que permite el sistema, no sólo viendo el hoy, sino también un futuro posible.

Sistemas ERP por tamaño de empresa

Ningún sistema ERP es bueno para todos los tamaños de empresas. Aquí tenemos que ver varios indicadores que nos darán una idea para estimar qué tipo de ERP es conveniente.

Los indicadores más importantes son:

  • Facturación
  • Cantidad de personal
  • Cantidad de funcionalidades que necesita

ERP para empresas pequeñas

Las pequeñas empresas, normalmente con presupuestos limitados, deben identificar sus requerimientos lo más claramente posible antes de comenzar una búsqueda para evitar el software que tiene muchas más funciones de las que necesitan. Esto economizará sus costos y reducirá la capacitación de sus empleados. Sin embargo, el sistema seleccionado debe tener la capacidad de escalar y responder a las necesidades del crecimiento.

Por ello los sistemas en la nube son los más apropiados por sus características de rapidez en la implementación y despliegue, así como su precio al no tener el desembolso inicial de hardware e infraestructura. En éste caso es el proveedor el que se encarga de todo lo relacionado a infraestructura, seguridad, actualizaciones. También los sistemas en la nube son de fácil escalabilidad al poder de forma sencilla disponer de mayores recursos o funcionalidades en el caso de crecimiento.

ERP para empresas medianas

Estas empresas muchas veces tienen necesidad de funcionalidades especializadas por lo que la etapa de determinación del requerimiento es clave. El tipo de funcionalidad que necesita, dependerá del sector donde se desenvuelva. Muchas veces este tipo de empresas tienen necesidades mayores a lo que su presupuesto le permite, por lo que un formato que le absorba relativamente poco capital al comienzo, como lo es la implementación de un software ERP en la nube puede ser la más adecuada. Además los despliegues en la nube permiten una rápida y económica escalabilidad.

ERP para empresas grandes

Las empresas grandes requieren sistemas que dispongan de todas las funcionalidades profesionales, por lo que la lista de proveedores se reduce considerablemente. En esos casos hay que analizar si la empresa tiene que administrar varios países, unidades de negocio, monedas y otras situaciones complejas que determinará la lista corta de proveedores.

Etapas en la implementación ERP

etapas implementación

La implementación de un sistema ERP es un proyecto importante, y debe ser preparado adecuadamente para evitar desfases de tiempo y dinero.

Estas son las siete etapas clave de la implementación de un ERP:

Investigar-evaluar

Una vez que la empresa siente que debe dar el paso de cambiar o implementar su primer ERP, comienza con crear un equipo multifuncional para definir qué necesita de un sistema ERP. Este equipo debe identificar los procesos que actualmente son ineficientes y que pueden ser mejorados agregando tecnología. 

Requerimiento-seleccionar

Redactar un documento con los requerimientos le permitirá a los proveedores a realizar las ofertas de manera exacta y detallada. El documento de requerimientos de software debe ser lo suficientemente claro para que la empresa pueda comparar fácilmente cuales son las diferencias de funcionalidades y características de cada propuesta y deberá incluir las opciones de crecimiento futuro y soporte. 

Diseño

En ésta etapa el equipo de implementación verifica los flujos de trabajo en el nuevo sistema y determina si alguno de ellos requiere cambios. También pueden identificarse personalizaciones o características faltantes que deben ser agregadas.

Implementación y desarrollo

Los implementadores realizan las configuraciones identificadas y las personalizaciones solicitadas. En éste momento también se define y se realiza la migración de datos del sistema anterior.

Pruebas

En esta etapa se deberá probar el sistema con cada funcionalidad necesaria, con los casos de uso seleccionados y en las actividades que se realizan de forma diaria o esporádica. Estas pruebas deben ser rigurosas y abarcar todas las capacidades del sistema. 

Aquí se comenzarán las capacitaciones a los usuarios que se extenderán hasta el despliegue final. 

Despliegue

Es la salida en vivo del sistema. Es un momento tenso, en el que se capacita profundamente a los usuarios en las funcionalidades. El despliegue puede ser en etapas o total; también puede existir una gestión en paralelo por algún tiempo o verificaciones sin paralelo.

Capacitación-soporte

El acompañamiento post salida en vivo es muy importante para solventar cualquier detalle que pueda surgir. Este soporte asegurará el aprovechamiento total de las capacidades del nuevo sistema.

Recomendación

Te recomendamos un sistema que tenga una estrategia de implementación clara, con plazos mensurables, que pueda implementarse rápidamente y que cuente con una plataforma de aprendizaje en línea, documentación de apoyo y sesiones de capacitación en vivo con un consultor.

Costo del ERP

Antiguamente los costos totales de los sistemas ERP eran realmente muy costosos y por ello estaban únicamente al alcance de las grandes empresas. Actualmente, y dependiendo de la forma de despliegue del sistema, muchos proveedores de software ERP para empresas pequeñas y medianas, han modificado la forma de comercializarlos, logrando reducir los costos de forma sensible.

En servidor propio

Cuando hablamos de costo, debemos considerar el Costo Total de Adquisición comprendiendo que este varía según el modelo de licenciamiento del proveedor así como sus opciones de soporte. Entre ellas encontramos:

  • Hardware
  • Mantenimiento del Hardware
  • Mantenimiento de sistemas operativos
  • Licencias del Software de Gestión
  • Costos de implementación
  • Soporte del Software de Gestión
  • Licencia de Software de Recursos Humanos
  • Soporte del Software de Recursos Humanos

El costo inicial de una implementación estaba muy relacionado al tiempo que insumía el análisis de las necesidades de la empresa, la parametrización, la verificación y el acompañamiento por la salida en vivo. Este proceso de implementación, según la empresa, podía insumir meses y muchas veces años, haciendo que la inversión que tenía que realizar la compañía sea muy importante.

Los costos totales dependen de la forma de contratación que se seleccione, los módulos que se requieran y la cantidad de usuarios necesarios. Recuerda: para que la comparación de diferentes alternativas sea correcta debes calcular el Costo Total de Adquisición de cada opción.

ERP en la nube

Con la tecnología web y los ERP basados en la nube, esto ha cambiado totalmente permitiendo que el Costo Total de Adquisición sea sólo una fracción de lo que era antiguamente.

Las características que inciden en la reducción de los costos de implantación de los sistemas ERP:

Verticalización

Los sistemas verticalizados por industria, están ya parametrizados con las funcionalidades y procesos más habituales de las empresas del sector. De esa manera abrevian sensiblemente el tiempo de salida en vivo pues solo se debe parametrizar y verificar los procesos utilizados.

Despliegue en la nube

Para comprender y analizar diferentes opciones  es importante conocer exactamente las diferencias entre cada una de ellas, con el objetivo de saber qué es lo que ofrece uno y el otro y, de este modo, poder realizar una comparación más acertada. 

Sistema de despliegue rápido

Algunos proveedores están implementando formas de despliegue rápido que modifican los tiempos de salida en vivo reduciéndose en hasta un 50%. Este sistema de implementación rápida se basa en procesos claros y predeterminados y en la utilización de sistemas ERP pre parametrizados.

Mejores prácticas en la implementación de un ERP

Crea tu equipo interno del proyecto ERP

Al crear el equipo, busca personas de todos los departamentos con experiencia en la materia.

El objetivo será formar el equipo de proyecto, definir el cronograma detallado y presentar el proyecto a toda la organización para entender los elementos clave del mismo (actividades, tiempos, recursos, requerimientos, los procesos específicos y los controles implementados).

Gerente de proyecto

Su figura es sumamente importante  para el éxito del proyecto.

Al seleccionarlo, busca a alguien que esté íntimamente familiarizado con el negocio, tenga habilidades comprobadas de gestión de proyectos y pueda trabajar bien con una variedad de personas con intereses diferentes.

Planificación

Si bien puede ser tentador comenzar rápidamente en el diseño de la implementación lo antes posible, es fundamental no apresurarse en la etapa inicial de planificación. Esta etapa debe crear una base firme para todo el proyecto y garantizar que está claro lo solicitado y pueda ser controlado.

Estrategia de datos

La estrategia de datos incluye los pasos necesarios para migrar la información de su sistema actual a su nueva plataforma ERP. Para hacer esto con éxito, deberás definir procesos claros de conversión y comprobación de datos, con responsables de la información por área.

Requerimientos claros y escritos

Aquí es donde proporcionarás una lista detallada de las necesidades funcionales del ERP y las especificaciones técnicas desglosadas por cada área de negocio. Si es posible, catalogando cada requerimiento si es obligatorio o deseable.

  • RI=Requerido Inmediato
  • RNI=Requerido No Inmediato
  • RMP=Requerido a Mediano Plazo
  • D=Deseable

Esta es la parte más importante y deberá estar lo más detallada posible. Se requiere que recorra cada proceso de negocio punto por punto y en forma sumamente clara.

Revisar los procesos actuales

Cada vez que se implementa una nueva tecnología, es un buen momento para dar una segunda mirada a sus procesos actuales. ¿Dónde puede estandarizar y optimizar para aumentar la eficiencia?

Diseñar el plan de pruebas con casos de uso

La realización de pruebas de uso profundas tiene un rol crítico en el éxito final del proyecto y debe considerarse y planificarse con mucha antelación en un proyecto de implementación, de manera que se asigne el tiempo suficiente,  formar al equipo necesario del proyecto e incorporar el ciclo de pruebas en el programa global del proyecto.

Gestión del cambio

No se puede negar que los proyectos de ERP pueden ser desconcertantes para los empleados, especialmente para aquellos que no han estado involucrados en el esfuerzo desde su inicio. Por esta razón, es posible que experimente un pequeño retroceso cuando se prepare para implementar su nueva solución ERP. 

Para ayudar a calmar esa ansiedad, es importante garantizar la conciencia del proyecto. En otras palabras, define cualquier cambio de rol que se requiera y comunícalo con la mayor antelación posible. La comunicación clara y detallada es muy importante para el éxito de tu proyecto.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia un ERP de un software de contabilidad en la nube?

ERP (Enterprise Resource Planning) va más allá de la contabilidad de tu empresa pues le agrega la capacidad de manejar la gestión brindando herramientas para una mejor toma de decisiones.

¿En qué se diferencia un ERP instalado en la empresa de un ERP en la nube?

Un sistema ERP instalado en la empresa necesita que la empresa invierta en el hardware y software de sistemas operativos, mantenimiento y parches de seguridad. Aunque la empresa puede tercerizar algunos servicios de mantenimiento, deberá correr con los gastos. Además deberá pagar las licencias nuevamente cada vez que actualice la versión.

Con un ERP en la nube todos los gastos de infraestructura, seguridad y actualizaciones le corresponde al proveedor y la empresa solo paga una mensualidad.

¿Qué tamaño de empresas utilizan ERP?

ERP puede funcionar tanto para empresas pequeñas como para empresas medianas . En realidad más que por el tamaño la decisión se vincula más con el deseo de aprovechar la tecnología para optimizar los procesos comerciales, controlar los costos y obtener mejor información para la toma de decisiones.

¿Cuándo es el momento de cambiar su actual ERP?

Tu sistema ERP es el corazón de tu negocio y nadie espera un trasplante de corazón. Sin embargo, si tu sistema actual no satisface las necesidades de la empresa, se ha vuelto demasiado caro de mantener y limita tu flexibilidad un reemplazo es la única respuesta.

¿Por qué debo reemplazar mi actual sistema?

Si tu actual sistema no acompaña tus deseos de crecer y desarrollar tu empresa aprovechando las tecnologías disponibles, debes cambiar tu sistema.

Me dijeron que la nube no es segura, ¿Eso es cierto?

Probablemente te hayas encontrado con historias de violaciones de datos en las que se visualizaron o robaron datos sensibles, protegidos o confidenciales. Curiosamente, la mayoría de las infracciones de datos denunciadas se han producido en empresas que mantienen sus datos en servidores alojados en sus propias instalaciones.

Por regla general, almacenar datos en la nube es más seguro que tenerlos en los servidores ubicados en las empresas.

Con un ERP en la nube todos los gastos de infraestructura, seguridad y actualizaciones le corresponde al proveedor y la empresa solo paga una mensualidad.

¿Cuál será mi presupuesto?

Los costos totales de un ERP en la nube en comparación de un ERP instalado en la empresa, son siempre menores, y esa es una de las principales razones por la que las implementaciones en la nube están teniendo tanto éxito últimamente (aunque no es la única razón).

¿Puedo obtener una prueba gratuita por tiempo limitado?

A menos que ya hayan proporcionado una demostración personalizada del producto, es raro que un proveedor de ERP proporcione una prueba. Esto se debe a que el sistema ERP típico tiene una amplia variedad de funcionalidades con muchas ventanas y procesos diferentes. Un nuevo visitante se confundiría y se perdería.

 

Con una demostración guiada del software, podrás ver el flujo y la funcionalidad del producto. Los buenos proveedores le suministrarán una demostración en video de su producto para que el visitante comprenda cómo funciona su producto.

¿Necesito un ERP verticalizado?

Los ERP verticalizados son sistemas que ya están parametrizados para ciertos tipos de empresas y tienen todas las funcionalidades que requieren para gestionar las empresas atendiendo las mejores prácticas de su industria. 

 

Serás tú quien deba evaluar si tu empresa tiene procesos que te hacen único y no están incorporados en el común de las compañías de tu rubro. Si no los tienes, la respuesta es que  es mejor utilizar un ERP verticalizado, pues te ahorrarás mucho dinero.

×